Conditions d’utilisation

MAJ le 19/05/2020
Ce site est en phase de déploiement aussi
- Les fonctionnalités présentes peuvent évoluer à tout moment.
- Les fichiers acceptés sont de type VCF, Doc, PDF ou image JPEG avec une taille maximum de 8 Mo.
- Le nombre de fichier par compte est de 250 pour les documents (PDF, DOC et images)
- Le navigateur recommandé est Firefox (le comportement avec les autres navigateurs n'est pas garanti)
- Le site n’est accessible que depuis la France et DOM TOM.

Recommandations

• Doc-depot.com ne communique jamais de mots de passe, à qui que ce soit (même aux personnes qui ont été désignées comme référents de confiance) et sous quelques forme que ce soit. De même, il convient de ne jamais communiquer votre mot de passe.
• Il est recommandé au bénéficiaire de désigner plusieurs référents de confiance rattachés à des structures sociales conventionnée ce qui facilitera grandement la récupération de son mot de passe, et ainsi éviter le recours à la procédure beaucoup plus longue de requête auprès d’Adiléos.

Conditions générales du site doc-dépôt

Préambule

Les présentes conditions générales déterminent les règles d’accès au site « doc-depot.com » et ses conditions d’utilisation que tout utilisateur reconnait accepter, sans réserve, du seul fait de sa connexion au site.

L’utilisation du site « Doc-depot.com » désigné Service est soumis aux termes d’un contrat qui lie l’utilisateur à Adiléos

Les conditions ont force obligatoire entre l’utilisateur et Adiléos relativement à l’utilisation du Service. Il est important de prendre connaissance de ces conditions attentivement. Les conditions générales s’appliquent à tous les utilisateurs du service.
Pour utiliser le service, l’utilisateur doit préalablement, accepter ces conditions.

L’utilisation du service vaudra acceptation des présentes conditions.

Nous vous conseillons d’imprimer ou d’enregistrer localement une copie de ces conditions pour vos archives.

1.Définitions

Collège : organe collégial, indépendant de l’éditeur du service, composé de représentants du monde judiciaire, de l’état civil, du monde social, de l’entreprise privée. Ce collège est saisi par le bureau d’Adiléos entre autre pour traiter les demandes de requérants pour la fourniture d’un nouveau code d’accès faute de référent de confiance accessible.

Document : document crée(s) ou transformé(s) au format numérique

Identifiant : ce terme recouvre les informations nécessaires à l’identification du titulaire du compte sur le site pour accéder à ces zones réservée.

Mot de passe : désigne une information confidentielle, dont le titulaire, doit garder le secret, lui permettant, utilisé conjointement avec son identifiant, de prouver son identité.

Référent de confiance: est un utilisateur secondaire personne(s) physique(s) ou personne(s) morale(s), dument habilitée par le bénéficiaire dans la limite des droits accordés.

Service : service « Doc-depot.com » est un service gratuit de dépôt, de consultation, de conservation et de stockage des informations et données du bénéficiaire

Site : site internet « Doc-depot.com »

Travailleur social : terme générique qui désigne toute personne physique qui œuvre dans le domaine de l’action sociale.

Utilisateur : toute personne physique ou personne morale titulaire d’un compte. Les utilisateurs ont l’utilisation pleine et entière de l’ensemble des fonctionnalités du service.

Profits des utilisateurs :
-Titulaire du compte : personne(s) physique(s) ou personne morale qui souscri(vent) au site. La personne physique s’entend de toute personne ayant recours à l’aide sociale nommément appelés ci-après, bénéficiaire. La personne morale s’entend de toute structure sociale (notamment administration, association à vocation sociale, centre d’accueil de jour ou de nuit….) ayant passé convention avec Adiléos nommément appelés ci-après, acteurs sociaux
-Utilisateur secondaire : le référent de confiance, personne(s) physique(s) et/ou personne(s) morale(s) dument habilitée par le bénéficiaire dans la limite des droits accordés.

2. Objet

Dans l’espace sécurisé accessible via le site « Doc-depot.com », le service permet principalement le dépôt, la conservation et la consultation de tous les documents (notamment pièce d’identité, papiers administratifs, relevé de compte, fiche de paie, photos…) à des personnes en difficulté ayant recours à l’aide sociale répondant aux conditions d’utilisation du service précisés dans les présentes conditions générales.

3. Conditions et modalités de souscription et d’utilisation du service

3.1 Conditions de souscription au service

La souscription du service est réservée aux titulaires d’un compte sur le site « Doc-depot.com »:
-personne physique(s), à titre individuel, majeurs capable, pour les besoins non professionnels;
-personne(s) morale(s) notamment association, organismes publics (CCAS, centre d’hébergement, administration, travailleurs sociaux…) ayant souscrit une convention avec l’association Adiléos.

3.2 Conditions d’utilisation du service

L’utilisateur est une personne physique.
Un seul compte peut être ouvert par utilisateur.

Pour accéder au service, l’utilisateur doit disposer :
-d’un accès à un ordinateur et accès internet haut débit ;
-d’un navigateur compatible (La liste des navigateurs compatibles est fournie dans le paragraphe Conditions d’utilisation).

Il appartient à l’utilisateur de vérifier la compatibilité de la configuration de l’équipement avec les solutions technologiques déployées par l’association sur ses serveurs et son site. Les équipements et abonnements nécessaires pour accéder à internet sont et demeurent à la charge de l’utilisateur.

3.3 Modalités de souscription au service par le bénéficiaire

La souscription au service est réalisée directement auprès d’un acteur social, tel que défini ci-dessus, appartenant à une structure ayant signée une convention avec Adiléos.

4. Les modalités d’accès au service

4.1 Délivrance d’identifiant et code

L’accès au Service se fait via, l’espace du site, et au moyen d’identifiant aux utilisateurs au moment de la création de leur compte.
Les utilisateurs choisissent eux-mêmes leur identifiant et mot de passe.
Les identifiants et le mot de passe constituent des codes confidentiels que les utilisateurs doivent conserver sans jamais les communiquer à qui que ce soit.

4.2 En cas de perte ou d’oubli

En cas de perte ou d’oubli du mot de passe, le bénéficiaire doit se procurer un code de déverrouillage
Il a plusieurs possibilités pour cela:

1) Soit par mail s’il a renseigné une adresse valide,
2) Soit par SMS si le bénéficiaire a communiqué un numéro de portable,
3) Ou via son ou un de ses référents de confiance. Dans ces cas, il doit le contacter dans les cinq(5) jours, suivant la perte ou l’oubli de son mot de passe. Le référent de confiance a pour mission de vérifier l’identité du bénéficiaire.

Une fois l’identité établie, le référent de confiance, se connecte au site et communique au bénéficiaire un code temporaire.

Le bénéficiaire à l’aide de ce code de déverrouillage et de ses informations personnelles, enregistrées au moment de l’ouverture du compte, retrouve l’accès à son compte et choisit un nouveau mot de passe, sans jamais le communiquer à qui que ce soit.

En cas de perte ou d’oubli du mot de passe de l’acteur social, ce dernier recevra sur sa messagerie une information pour réinitialiser son mot de passe.

4.3 Absence temporaire ou prolongé du référent de confiance

Dans cette hypothèse, le bénéficiaire doit s’adresser à l’éditeur (voir mentions légales) du site qui convoquera le collège.
Le collège, ensemble de personnalités indépendantes de l’éditeur, reçoit le bénéficiaire pour valider son identité et procède à la relance de tous les référents de confiance et si nécessaire demande l’accès aux documents du compte auprès de l’éditeur de service.

5. Fonctionnalités du Service : dépôt, conservation, consultation et suppression de document

5.1 Désignation de référents de confiance

Le bénéficiaire peut désigner un ou plusieurs référents de confiance.
Le référent de confiance est : toute personne(s) physique(s) ou personne(s) morale(s), dument habilitée par le bénéficiaire dans la limite des droits accordés : tous les membres d’une structure sociale ayant passé convention avec Adiléos, un ou plusieurs membre(s) particulier(s) de la structure, une personne de son entourage et/ou de sa famille expressément choisi par le bénéficiaire, personne physique(liste non exhaustive).
Les personnes physiques désignées n’appartenant pas à une structure ayant passé de convention avec Adiléos, n’ayant pas de fait pas de compte n’ont aucun droits accordés sur le compte du titulaire bénéficiaire.

5.2 Dépôt de documents

Le bénéficiaire dispose de plusieurs espaces pour déposer ses documents, dans son espace compte :
- Espace administratif,
- Espace photos,
- Espace personnel.

Le bénéficiaire dépose sur son compte tout document numérisé, sous format VCF, Doc, PDF ou image JPG, en pièce jointe, dans les limites indiquées au paragraphe « conditions d’utilisation ».
Le dépôt de document par messagerie peut être autorisé par le bénéficiaire via une adresse électronique spécifique pour son propre compte. Ces documents sont automatiquement déposés dans l’espace partagé en crypté. Le bénéficiaire est seul responsable des conséquences de la diffusion de cette adresse à une personne quelle qu’elle soit.
Le référent de confiance dispose également de cette faculté de déposer des documents, dans l’espace administratif, soit directement via le site soit via l’adresse électronique spécifique pour le compte du bénéficiaire. L’envoyeur reçoit une confirmation de la réception du document si le document est accepté.

5.3 Autre fonctionnalité : conservation, consultation, suppression

5.3.1 Conservation, consultation et suppression
Le site permet au bénéficiaire d’accéder aux documents à tout moment et en tout lieu, depuis la France, en fonction de la disponibilité du Service, sous réserve pour le bénéficiaire de respecter les conditions techniques rappelées aux présentes, ainsi que les contraintes législatives et règlementaires du lieu de consultation.
Le bénéficiaire peut supprimer tout document ou donnée dans son espace compte. Cette faculté appartient seulement au bénéficiaire.
5.3.2 Suppression de compte

Un bénéficiaire peut à tout moment supprimer son compte, après demande de confirmation via ressaisie du mot de passe. Aucune information ne sera conservée par l’éditeur ou l’hébergeur.

6. Sécurité, intégrité et confidentialité des documents

Dans le cadre du Service, le site met en œuvre les moyens nécessaires à assurer la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des documents stockés.
Toutefois, le site pourra être amené à bloquer l’accès au service ou à lever la confidentialité des documents sur demande des autorités judiciaire ou administratives compétentes.
Les données et documents stockées sont cryptés (AES256) conformément aux mécanismes cryptographiques du référentiel général de sécurité de l’Agence nationale de sécurité des systèmes d’information.
La technologie mise en œuvre par Doc-depot.com n’utilise pas les « cookies ».
Adiléos ne transmet aucune information ou document à aucun destinataire, sauf sur requête des autorités judiciaires dument mandatées.

7. Obligations du bénéficiaire, de l’utilisateur et du travailleur social

7.1 Obligations du bénéficiaire

L’attention du bénéficiaire est portée sur le fait que les documents qu’il dépose sur son compte constituent des copies numériques et qu’il lui est en conséquence recommandé de conserver par-devers lui des documents originaux à titre de preuve.
Le bénéficiaire est seul responsable du choix de son ou ses référents de confiance.
Le bénéficiaire déclare être seul responsable des types et des contenus de documents qu’il dépose ou télécharge, ces derniers étant totalement privés et confidentiels. Il veille donc à prendre toutes les mesures utiles pour préserver la confidentialité des données et documents ainsi que éviter que ces mêmes documents et données déposés ou téléchargés par ses soins soient corrompus.

7.2 Obligations de l’utilisateur

L’utilisateur déclare connaitre les caractéristiques et les limites de l’internet, en particulier ses performances techniques, les temps de réponse pour consulter, interroger ou transférer des données et les risques liés à la sécurité des communications électroniques.
L’utilisateur est personnellement et exclusivement responsable des matériels informatiques et logiciels utilisés, du navigateur, du modem, de l’accès à l’internet, des systèmes d’ordinateur et de leurs extensions, de quelque nature que ce soit, et de tout autre équipement dont il a besoin et non fournis par le site doc-dépôt dans le cadre de l’accès au service et de son utilisation, ainsi que de l’adaptation, de l’installation, de l’entretien, du fonctionnement, des mises à jour et des éventuelles améliorations ou réparations y afférentes.
Le service étant accessible via l’outil internet, l’utilisateur s’oblige à respecter ses engagements et à respecter la règlementation applicable en vigueur quel que soit le pays dans lequel il se trouve lorsqu’il accède au service.
La responsabilité de l’utilisateur est engagée en cas de manquement à l’une des obligations mentionnées aux présentes, d’agissements frauduleux abusif ou illicite de sa part ou s’il n’a pas satisfait intentionnellement ou par négligence grave à son obligation générale de prudence.

7.3 Obligation du travailleur social

Le compte ouvert au profit du travailleur social est un outil mis à sa disposition pour l’exercice de son activité professionnelle. Il est donc détenteur précaire des données et des informations confidentielles stockées sur son compte professionnel.

A ce titre, il ne saurait les détruire, supprimer ou exporter à des fins personnelles et/ou sans lien direct ou indirect avec l’objet et les missions confiées dans le cadre de son contrat de travail et sans engager sa responsabilité civile et/ou pénale.

8. Respect de la règlementation en vigueur

De manière générale, l’utilisateur s’engage à respecter la législation en vigueur.

A ce titre, l’utilisateur s’engage expressément à ne pas déposer des documents quel que soit le support ou le niveau de protection :
-susceptible de porter atteinte à la vie privée d’autrui et à la protection des mineurs ;
-susceptible de porter atteinte à l’honneur ou à la considération d’autrui ;
-susceptible de propos diffamatoire ou injure ;
-de ne pas usurper l’identité d’un tiers ou de faire usage d’une ou plusieurs données de toute nature permettant de l’identifier en vue de troubler sa tranquillité ou celle d’autrui, ou de porter atteinte à son honneur ou à sa considération ;
-d’inciter à commettre des actes illicites ou dangereux, à caractère violent ou pornographique ;
-d’inciter à la consommation de substances interdites ;
-de stocker des contenus illicites (exemple : incitation au meurtre, incitation à la haine raciale, pédopornographie...) (ES03) ;
-de provoquer aux crimes et délits, au suicide ; à la discrimination, à la haine, notamment, raciale, à la violence…
-de véhiculer l’apologie de tous les crimes, notamment meurtre, viol, crime de guerre et crime contre l’humanité, la négation de crimes contre l’humanité…
-inciter la contrefaçon de marque ou constituant une contrefaçon de marque ; Représenter toute reproduction, représentation ou diffusion d’une œuvre de l’esprit ou d’une prestation de droits voisins en violation des droits de l’auteur, du titulaire de droits voisins et/ou du titulaire des droits de propriété intellectuelle, littéraire, artistique ou industrielle ;
-constituer une copie illicite de logiciel pour quelque usage que ce soit, tout ce que la loi ou la morale répriment, ou ce qui est susceptible de porter atteinte aux droits des tiers, aux bonnes mœurs ; à l’ordre public, ou à la règlementation en vigueur.

9. Règlementation informatique et libertés

Le site et l’utilisateur s’engagent réciproquement à respecter la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel et notamment la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

10. Responsabilité d’Adiléos

Le site est tenu à l’égard de l’utilisateur d’une obligation de moyens dans l’exécution du service correspondant aux normes et usages en la matière.

Le site ne sera responsable que des seuls préjudices directs résultant d’une faute lui est imputable. Il ne peut être tenu pour responsable d’aucune perte ou manquement dans l’accomplissement de ses obligations ayant pour cause la survenance d’un cas de force majeure telle que définie par les tribunaux français, ou de toute autre circonstance échappant à son contrôle raisonnable. Il en est de même en cas d’utilisation inappropriée par l’utilisateur telle qu’évoquée ci-dessus (obligations de l’utilisateur).

11. Prise d’effet et durée

La convention est conclue pour une durée indéterminée à compter de la date de sa signature et/ou souscription du compte.

12. Modification, suspension, résiliation décès

12.1 / Modification du Service

Le site se réserve le droit d’adapter ou de modifier à tout moment les caractéristiques du Service, notamment afin de prendre en compte des évolutions juridiques et/ou techniques, et de proposer des extensions et des améliorations possibles du Service.

12.2 / Suspension et interruption du Service

Le site est tenu à l’égard du bénéficiaire d’une obligation de moyens dans l’exécution du service correspondant aux normes et usages en la matière.

Le site peut interrompre provisoirement, que ce soit partiellement ou intégralement, l’accès général au site et/ou au Service et/ou à l’une ou l’ensemble des fonctionnalités du Service notamment :
- si des travaux de contrôle, d’entretien, de maintenance, d’amélioration ou de réparation, de quelque nature que ce soit, s’avèrent nécessaires ;
- si une telle interruption s’avère utile ou nécessaire pour la sécurité du système ou en vue de garantir les intérêts du site et/ou son utilisateur ;
- si une telle interruption est requise ou souhaitable en vertu d’une disposition règlementaire ;
- en cas de force majeure telle que définie par les tribunaux français ;
- pour tout autre motif légitime

Le site sera tenu de mettre tout en œuvre, de façon raisonnable, afin de limiter les interruptions et pour aviser le titulaire et le ou les utilisateurs au préalable si possible, du début et de la durée de ces interruptions. Il peut néanmoins arriver que le service ou l’une ou l’ensemble de ces fonctionnalités soi(en)t interrompues sans que le titulaire n’ait pu être averti, notamment si un incident technique survient ou en cas de force majeure, entre autres suite à une grève ou à un autre incident que le site « Doc-depot.com » ne maitrise pas.
De même, l’interruption peut intervenir pour tous les utilisateurs, certains utilisateurs ou un seul utilisateur déterminé, s’il existe un risque potentiel que la sécurité soit mise en danger en raison d’une utilisation abusive ou illicite.

Enfin, le site se réserve le droit d’interrompre ou d’arrêter le Service et/ou l’une ou l’ensemble des fonctionnalités du Service, soit partiellement soit intégralement pour un utilisateur déterminé, chaque fois qu’il estime que c’est utile ou nécessaire pour la sécurité du système ou en vue de garantir les intérêts du site et/ou de l’utilisateur, notamment, mais pas de manière exclusive dans les cas suivants :
- si le site considère que le service et/ou l’une des ou l’ensemble des fonctionnalités du service ne sont pas adapté(e)s à l’utilisateur pour quelque raison que ce soit ;
- si l’utilisateur ne satisfait pas à ses obligations légales, règlementaires et/ou conventionnelles relatives au service ;
- si le site avisé d’un risque d’utilisation abusive ou illicite de l’un des ou des dispositif(s) donnant accès au service

12.3/ Résiliation, Désactivation du service

12.3.1 Résiliation du service par le bénéficiaire
Quelle qu’en soit la cause et préalablement à la résiliation, il appartient au bénéficiaire de prendre ses dispositions pour récupérer ses documents existants. A défaut, la responsabilité du site ne pourra être engagée.
12.3.2 Résiliation du service par le site
Le site peut également résilier le Service moyennant un préavis de 1 mois à compter de la date d’envoi au titulaire d’un avis sur sa messagerie électronique et/ou support de communication transmis lors de sa souscription (ES06) dans les cas suivants :
-en cas de condamnation dans le cadre d’une procédure pénale et/ou civile liée à une utilisation illicite du site ci-dessus rappelées dans les présentes conditions générales ;
-en cas de manquements à ses obligations ci-dessus rappelées dans les présentes conditions générales ;
Dans ces hypothèses, le compte du bénéficiaire est désactivé, le temps pour celui-ci de prendre ses dispositions pour récupérer ses documents existants. A défaut, la responsabilité du site ne pourra être engagée.
A compter de l’issue du délai d’un an, le compte du bénéficiaire est supprimé.
12.3.3 Désactivation du service du travailleur social cas d’absence temporaire ou prolongé
Quelle qu’en soit la cause, le compte du travailleur social peut être désactivé à l’initiative du responsable de la structure.

12.4/ Décès de l’utilisateur

12.4.1 Décès du bénéficiaire
Lorsque le bénéficiaire du compte décède, l’accès au Service est supprimé à la date à laquelle le site est « informé » du décès du titulaire.
12.4.2 Décès de l’utilisateur, acteur social
Le décès du travailleur social n’entraine pas la suppression de son compte et des données stockées.
Le compte sera momentanément bloqué à la date à laquelle le site est informé du décès de l’utilisateur.

13. Réclamations

En cas de réclamation, l’utilisateur peut solliciter Adiléos (voir mentions légales)

14. Langue applicable et Juridiction compétente

La présente convention est conclue en langue française. Le titulaire accepte expressément l’usage de la langue française durant la relation contractuelle. La présente convention est soumise à la compétence des juridictions françaises.